fbpx

Doe de Corona Communicatie Check!Neem medewerkers mee in jullie Corona-aanpak

Collega’s die thuiswerken, afgelaste vergaderingen, gecancelde events. Onze flexibiliteit op het werk wordt maximaal beproefd deze dagen! Nu ook scholen en KDV’s gesloten zijn, is het helemaal improviseren.

Zorg als directie/communicatieteam intern voor snelle, duidelijke en positieve communicatie met je medewerkers. Neem ze mee in jullie visie, maak duidelijk welke afspraken gelden en minstens zo belangrijk: vergeet niet te inspireren! Deze checklist van 10 punten zullen je bij dit alles helpen:

1. Toon inlevingsvermogen. Je hebt een hoop aan je hoofd, maar probeer je ook in te leven in de (thuis)situatie van je medewerkers. Hebben ze een medische conditie die hen nu parten speelt? Moeten ze (samen of alleen) met kinderen thuis werken? Hoe kan jij ze hierin helpen? Is er een zinvolle taak te bedenken voor de minder zelfredzame medewerkers die echt niet zonder de structuur van hun vaste werkplek kunnen?

2. Deel dagelijks het laatste relevante nieuws. Zorg zeker dagelijks voor een update met de belangrijkste nieuwe feiten op intranet of mail. Maak niet alleen een team appgroep, maar ook een whatsappgroep voor álle collega’s, zodat je de organisatiebrede koers kunt communiceren. Let op dat je alleen nieuws overneemt van vertrouwde bronnen.

3. Faciliteer thuiswerken optimaal. Breng je medewerkers op de hoogte van arboregels. En kun je misschien nog een stap verder gaan in ondersteuning? Is er een tweede scherm nodig? Een voetenbankje? Welke apps kunnen gebruikt worden voor snelle, heldere communicatie? De huidige situatie vraagt veel van iedereen, optimale support krijgen van je werkgever is dan een verademing.

4. Regel soepele digitale vergaderingen. Er schuilt grote meerwaarde in het op afstand face-to-face kunnen blijven communiceren. Gelukkig zijn er de afgelopen jaren talloze apps voor teleconferencing ontwikkeld, zoals Zoom, Ringcentral en R-HUB. Bij Dirigo zelf vinden we de app Whereby superhandig voor vergaderingen (gratis versie maximaal 4 personen). Maar ook Google Hangouts of Skype (geïntegreerd met Outlook) is een goede optie, zeker als je met een grotere groep collega’s werkt. En om bij Microsoft te blijven: de Office 365 E1 trial is nu tijdelijk ook beschikbaar gesteld voor organisaties, waardoor je het samenwerkplatform Teams kunt gebruiken.

5. Motiveer collega’s hun planning te delen. Je wilt van elkaar weten wanneer er wordt gewerkt, vooral van de werkers-op-afstand. Een idee om dit aan te pakken is thuiswerkers hun planning in Outlook Agenda laten zetten. Ook de projectmanagement-app Trello kun je hier goed voor gebruiken. Zo behoud je inzicht en overzicht in de verschillende nieuwe routines en kun je hierop inspelen.

6. Geef extreem praktische tips. Geef aan dat je je medewerkers zoveel mogelijk op vaste tijden wil laten werken zodat ze ondanks alles enige regelmaat ervaren. Moedig ze aan om denkmomenten of telefoontjes te gebruiken om even een stukje te lopen. Of deel filmpjes van eenvoudige office workouts voor een stukje ontspannende beweging. Maak ook duidelijk dat ze ook zelf goed de grens tussen werk en privé moeten bewaken: als ze doorlopend ‘aan’ staan, is elke nieuwe notificatie een potentiële aanjager van stress.

7. Maak voorschriften zichtbaar voor wie wel op kantoor werkt. Verwacht jij dat je mensen hun handen vaker gaan wassen, een elleboogboks geven of af en toe hun mobieltje reinigen met een hygiënische doek? (die je uiteraard ook in grote hoeveelheden beschikbaar maakt, naast de anti-bacteriologische handgel) Maak het dan goed zichtbaar op plekken zoals het toilet, bij het koffieapparaat, etc.

8. Houd de moed erin! Deel ook eens complimenten uit. Belicht het geheel eens van de andere kant. Motiveer medewerkers om hun ‘plankprojecten’ (iets wat al een tijdje blijft liggen) juist nu op te pakken. Misschien dat sommige medewerkers in de avond wel veel productiever zijn? En is er een uitje dat nu in het water valt? Denk alvast samen na over een alternatief, misschien komt er een veel beter idee uit de bus gerold.

9. Ga voor een positieve framing. Klinkt als een open deur: maar… bedenk bij de nieuwsberichten die je de organisatie instuurt vooraf goed wat je wilt bereiken. Mensen zijn misschien wat meer uit hun doen, werken waarschijnlijk iets harder dan normaal, het vraagt allemaal veel van iedereen. Dan is er ook nog de bedreiging van het virus zelf. Kortom: alle reden om als werkgever naast je medewerkers te staan: faciliterend, aanmoedigend en dankbaar voor de extra stappen links en rechts. Vragen die helpen bij positieve framing:

· Wat vinden medewerkers belangrijk aan dit nieuws?

· Op welke onderliggende waarde wil je aanspraak doen?

· Welke emotie wil je oproepen?

10. Creëer alternatieve rituelen. Kunnen we elkaar geen goedemorgen meer wensen bij de koffieautomaat? Maak dan een gelijknamig chatkanaal aan dat los staat van de professionele gesprekken. Plan een vrijmibo-moment om over de videoverbinding om samen op de toch-beter-dan-verwacht verlopen week te proosten. En als je normaliter een medewerker van de maand kiest, dan kan dat nog steeds, maar nu met bijvoorbeeld de insteek van de beste team-facilitator.

 

Meer Corona-communicatie-advies nodig? Onze gratis hotline is geopend!

Gewoon even sparren, zoek je een creatieve insteek voor een intern bericht, of heb je een adviesvraag? Dirigo denkt graag mee. Altijd positief en oplossingsgericht. Het werkgeluk van je medewerkers houden we scherp voor ogen: hoe kunnen zij hun werk vol inzet blijven doen? Bel deze week gerust met één van onze adviseurs voor gratis Corona-communicatieadvies: 023 – 531 00 00.

Martine van Blaaderen
Adviseur