fbpx

Thuiswerken blijft, wen er maar aan Het ripple-effect van Covid-19 

De Coronacrisis heeft de markt voor videoconferencing en samenwerksoftware doen exploderen: iedereen die het kan, werkt nu thuis. Dit zal een blijvende impact hebben op de manier waarop we werken. Welkom in het grootste HR-experiment aller tijden. 

Het Amerikaanse onderzoeksbureau van Frost & Sullivan houdt het wereldwijde gebruik van thuis- en samenwerkapps in de gaten. Uit vroege data blijkt dat de Coronacrisis een ongekende golf nieuwe gebruikers teweeg heeft gebracht en dat bestaande gebruikers intensiever met de apps zijn gaan werken. Alleen dit al zal de komende jaren een onuitwisbare impact hebben op de ontwikkeling, inburgering en groei van dergelijke tech.   

De crisis als uitdaging 

Uiteraard verloopt het noodgedwongen overschakelen op thuiswerken niet overal zonder slag of stoot. In deze derde week van de Nederlandse ‘smart lockdown’ geven arbodiensten aan dat bij veel werknemers de grens tussen werk en privé vervaagt omdat ze hun professionele bezigheden moeilijker kunnen loslaten. Niet vreemd, want terwijl hun (gezins)leven op z’n kop werd gezet, moesten ze zich in korte tijd een compleet andere werkwijze eigen maken. Dit geldt tot op zekere hoogte ook voor mensen die gewend zijn al een of twee dagen vanuit huis te werken: de totale afwezigheid van een sociale context blijkt ook voor hen ingrijpend. 

Bovendien worden organisaties die thuiswerken doorgaans ontmoedigen, gedwongen een inhaalslag te maken. Zij hebben het thuiswerken nu noodgedwongen gefaciliteerd en zouden hier na de crisis eigenlijk zo snel mogelijk weer vanaf willen. Voor hen is het goed om te beseffen dat we tegen die tijd waarschijnlijk in een nieuwe wereld leven. Werknemers die eenmaal hun weg in het thuiswerken hebben gevonden, zullen hier later niet graag afstand van willen doen. Vooruitkijkend is het is dus slim om nú de omslag te makenOftewel, nadenken over de vraag hoe thuiswerken op termijn ook gaat wérken voor jouw organisatie. 

Vergrootglas 

De meeste werknemers brengen hun werkdag in de buurt van hun baas door, wat communicatie doorgaans helder en vanzelfsprekend maakt. Met gedwongen thuiswerken is hier ineens geen sprake meer van. Buiten de sociale context van het kantoor kunnen medewerkers zich op den duur geïsoleerd en eenzaam voelen, wat zijn weerslag heeft op hun welzijn en productiviteit. Deze nadelige effecten wegen nog zwaarder bij organisaties die geen ervaring hebben met thuiswerken. Managers zijn bijvoorbeeld niet gewend om leiding te geven op afstand of er is geen standaard videoconference-app (Skype, Zoom) of samenwerkplatform (Microsoft Teams, Slack) bepaald. Dit maakt thuiswerken tot een vergrootglas voor bestaande spanningen op het HR-front. Problemen die normaal gesproken onder het tapijt kunnen worden geschoven of met een paar (non-verbale) sociale interacties worden gesust, neigen nu te escaleren.  

Het faciliteren van thuiswerken gaat dus verder dan alleen bepalen welke software en platforms het beste aansluiten bij jouw organisatie. Werkgevers én werknemers moeten nadenken over hoe nu adequaat te communiceren om zo de continuïteit en (bovenal!) de moraal te waarborgen. 

Tech to the rescue 

Working Apart Together’ is een mooi doel, maar in de praktijk lastig op te tuigen voor middelgrote tot grote bedrijvenWaar telefoon, email of berichtenapps prima werken voor korte boodschappen, vragen meetings en teamgebeurtenissen altijd om een webcam zodat iedereen elkaars gezicht kan zien. Het maakt het voor iedereen net iets ‘echter’ en prettiger. Zolang communicatie, teamcultuur en techniek goed op elkaar aansluiten, verklein je als organisatie de kans dat je thuiswerkende medewerkers zich geïsoleerd gaan voelen.  

Er zijn overigens nu al tech startups die in dit gat van de markt springen, zoals het Nederlandse Healthy Workers. Zij bieden standaard een real-time platform aan waarmee werkruimtes tot in de details kunnen worden gemonitord en geoptimaliseerd. Dit gebeurt d.m.v. sensoren die o.a. de temperatuur, luchtvochtigheid, luchtkwaliteit, licht- en geluidsniveaus meten. Met de nieuwe ‘Anywhere’ module kan deze functionaliteit worden uitgebreid naar thuiswerkplekken overal ter wereld. Bovendien kunnen werknemers feedback geven over hun thuiswerkervaring, dagelijks motiverende content ontvangen of tweewekelijkse coaching-sessies bijwonen om hun hun thuiswerksituatie verder te verbeteren. Enkele jaren geleden zou dit alles nog als sciencefiction worden bestempeld, maar het geeft ons nu een reëel idee van de dingen die komen gaan. 

Cultuur op afstand 

De Coronacrisis dwingt ons om opnieuw goed te kijken naar waar we als organisatie voor staan. Kun we onze normen en waarden ook in een virtuele werkomgeving tot leven brengen? Welke stappen kunnen we nemen om de afstand tot de medewerkers te verkleinen, zowel tussen het management als de teamleden onderling? En misschien nog wel het belangrijkst: hoe doen we dit met oog voor ieders (geestelijke) gezondheid? Dit zijn dingen waaraan je kunt denken;

  • Begin de dag met een gezamenlijk contactmoment bij de virtuele koffieautomaat en spreek informeel de werkzaamheden door. 
  • Behandel het gedwongen thuiswerken ook als wérken: je medewerkers krijgen de flexibiliteit om hun uren zelf in te delen in ruil voor de verantwoordelijkheid alles op tijd af te hebbenBehoud productiviteit door met elkaar concrete resultaten en deadlines af te spreken. 
  • Productief zijn geeft een illusie van controle. Let er daarom op dat je medewerkers niet doorschieten en overgaan tot panic workingBenadruk dat dit bijzondere omstandigheden zijn en dat nóg harder werken de kern van de situatie niet oplost.   
  • Plan voldoende 1op1 momenten met je medewerkers. Zo voorkom je dat ze zich in deze kantoorloze situatie ‘onzichtbaar’ gaan voelen en onbewust overgaan tot een bombardement aan mailtjes en appjes om zich in de kijker te spelen. 
  • Laat iedereen zijn agenda en urenadministratie goed bijhouden. Niet ter controle, maar voor een beter inzicht in de dagelijkse gang van zaken. Wees hier ook transparant over. 
  • Geef vertrouwen, dan krijg je het dubbel en dwars terug.

Als je al deze zaken goed aanpakt, zal je organisatie er sterker uitkomen: wie nu goed wordt in werken op afstand, is straks nóg beter in werken tijdens face-to-face situaties. Investeren in thuiswerken is wellicht het beste wat je nu kunt doen. Het is geen tijdelijk verschijnsel of luxe, het is de toekomst. Hoe bereidt jouw organisatie zich hierop voor?  

Léon van Hooijdonk
Contentstrateeg