Langs elkaar heen werken, miscommunicatie, slechte samenwerking: we kennen allemaal de symptomen van een te sterke eilandjescultuur. Dát er eilandjes ontstaan in een organisatie is bijna onvermijdelijk. Mensen hebben nu eenmaal de natuurlijke behoefte om bij een groep te horen en gelijken te vinden. Maar als communicatieadviseur kun je voorkomen dat dit doorschiet in wij-zij-denken. Hoe? Door af te rekenen met een aantal hardnekkige mythes rond eilandjescultuur.
Mythe 1: Minder eilandjes leiden tot betere interne communicatie
In een blog over eilandjescultuur las ik: “Minder eilandjes in de organisatie leiden tot betere interne communicatie.” Een verrassende conclusie, want volgens mij werkt het juist precies andersom. Als communicatieadviseur, -medewerker of -team is het cruciaal om mensen met elkaar te laten communiceren. Want hoe beter men als team en tussen teams communiceert, hoe minder eilandjes er zullen ontstaan. De mythe is dus omgekeerd wel waar.
Communicatieadviseur = verbinder
Als communicatieadviseur is het (ook) jouw taak om ervoor te zorgen dat teams inzicht krijgen in elkaars rol en betekenis. Je bent een facilitator en verbinder. Je kunt dat bijvoorbeeld doen door het gevoel van een gezamenlijk doel te versterken binnen de organisatie. Teams (of eilandjes) worden vaak afgerekend op basis van hun eigen prestaties en niet die van het hele bedrijf. Ga met leidinggevenden in gesprek om in beeld te krijgen welke teamoverstijgende doelen er zijn, en welk nadelig effect het heeft voor de betrokken teams als die doelen niet gehaald worden.
Mythe 2: Eilandjes ontstaan vooral in grotere organisaties
Als organisaties groeien, fuseren of naar meerdere locaties groeien, kan dat de eilandjescultuur absoluut versterken. Maar ook in kleine organisaties, en dan praat ik al over bedrijven met zo’n 5 medewerkers, kunnen eilandjes ontstaan. Een voorbeeld: het eiland van de accountmanager die het eerste klantcontact legt en de afspraken maakt en het eiland van de uitvoerder die de opdracht moet voltooien en opleveren. Als de laatste niet betrokken wordt in het proces, ligt miscommunicatie op de loer. Openheid, verwachtingsmanagement en interne communicatie zijn essentieel.
Denk vanuit de ander
Train jezelf en je collega’s om te denken vanuit het perspectief van de ander. Wat wil die andere collega? Welk belang heeft hij of zij en wat zou er gebeuren als ik mijn werkwijze aan die van hem of haar aanpas? Dit doe je door vragen te stellen en te luisteren. Maar ook door uitleg te geven over jouw aanpak en die van de ander en om samen te bedenken hoe je een werkproces kunt optimaliseren.
Mythe 3: Het is nuttiger om nieuwe klanten en opdrachten binnen te halen dan eilandjes te bestrijden
Ons motto is niet voor niets ‘binnen beginnen is buiten winnen’. Medewerkers zijn het visitekaartje van een bedrijf. Zeker op het moment dat zij in rechtstreeks contact staan met de klant. Maar dat is niet de enige reden waarom het belangrijk is om medewerkers te motiveren en met elkaar en de organisatiedoelstellingen te verbinden. Uit onderzoek blijkt dat betrokken medewerkers minder vaak ziek zijn, langer bij een bedrijf blijven werken, een ambassadeursrol op zich nemen en overall zorgen voor betere bedrijfsresultaten. Als medewerkers niet het gevoel krijgen onderdeel te zijn van een groter geheel en bij te dragen aan een hoger doel (en dus op hun eilandje blijven) raak je ze kwijt.
Binnen en buiten zijn op zijn minst gelijkwaardig
Communicatie kan hierin van enorme betekenis zijn. Daarom is het van belang dat jij als communicatieadviseur of marketeer je leidinggevenden of directie ervan kunt overtuigen dat externe en interne communicatie op z’n minst van gelijkwaardig belang zijn. Bij Buro Dirigo geloven we: mensen maken merken.
Dit artikel werd geschreven door oud-collega Floor Bregman.
